「脱・Excel」計画！7月からkintoneで始める、属人化しない案件・日報管理

7月を迎え、多くの企業で下半期や新しいクォーターがスタートします。「今期こそは業務効率化を進めたい」「社内の情報共有をスムーズにしたい」と、新たな目標を掲げている経営者やマネージャーの方も多いのではないでしょうか。
業務改善を進める上で、最初に見直したいのが、毎日何気なく使っている「Excel（エクセル）での業務管理」です。
今回は、多くの中小企業が抱えるExcel管理の限界と、この7月からスタートダッシュを切るために最適なクラウドツール「kintone（キントーン）」の活用法をご紹介します。

なぜ「Excelでの管理」は限界を迎えるのか？

創業期や少人数のチームでは非常に便利なExcelですが、組織が成長し、扱うデータ量が増えてくると、どうしても次のような「3大ストレス」が発生しがちです。

• 「最新版がどれか分からない」問題 ：ファイル名が「【最新】案件管理_202607_修正版_佐藤.xlsx」のように乱立し、どれが本当に正しいデータなのか分からなくなる。
• 「先を越されて編集できない」問題 ：誰かがファイルを開いていると「読み取り専用」になり、自分の入力作業がストップしてしまう。
• 「状況がブラックボックス化する」問題 ：担当者のパソコン内にしかデータがなく、急な欠勤や退職の際に「あの案件、今どうなってる？」と引き継ぎに大混乱する（業務の属人化）。

「Excelの限界は感じているけれど、高額な専用システムを入れる予算も、扱えるIT人材もいない……」と悩んでいる間に、現場の負担は増え続けてしまいます。

そんな中小企業の救世主となるのが、サイボウズ社が提供する業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」です。なぜ、下半期のスタートに合わせて導入する企業が増えているのでしょうか。理由は3つあります。

1. 今のExcelを「そのまま」アプリにできる

一から難しいシステムを構築する必要はありません。現在使っているExcelファイルをkintoneにドラッグ＆ドロップするだけで、数分でネット上の「共有データベース（アプリ）」に変身します。これまでの管理画面に近い感覚でスタートできます。

2. 全員で「同時編集・リアルタイム共有」ができる

クラウド製品なので、社内からはもちろん、外出先やテレワーク先、暑い夏の移動中からでも、複数人が同時にデータを更新・閲覧できます。「誰かが開いているから待つ」というタイムロスは一切なくなります。

3. やり取りが迷子にならない「コメント機能」

kintoneの最大の強みは、データごとに「コメント欄」があることです。「この案件、進捗どう？」「今日〇〇様からお電話ありました」といったやり取りを、そのデータのすぐ横で行えます。メールやLINE、チャットツールをさかのぼって探す手間がゼロになります。

まずは「小さな成功体験」を作るのがポイント

kintoneを導入する際のコツは、いきなり全社の大規模なシステムを変えようとしないことです。現場の反発や混乱を招かないよう、まずは「7月中に、営業部の日報だけをkintoneに移行してみる」といったように、小さく始めることをおすすめします。

夏期の比較的落ち着いた時期にひとつの業務を定着させておくことで、秋以降の繁忙期にはチーム全体の生産性が劇的に向上し、「脱・Excel」の効果を実感できるようになります。

クラウドサーフが、貴社の「脱・Excel」を伴走支援します

「kintoneが便利なのは分かったけれど、自社に合うアプリをどう作ればいいか分からない」 「通常業務が忙しくて、初期設定をする時間がない」

そんなときは、私たちクラウドサーフにお任せください。 クラウドサーフでは、貴社の今のExcelをもとにした「使いやすいアプリの構築」から「現場へのレクチャー・定着」までをトータルで伴走支援しています。

下半期のスタートダッシュに向けて、まずは気軽な「脱・Excel相談」から始めてみませんか？
ぜひお気軽にお問い合わせください！